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業績長紅,出單順遂不卡單
一般中小企業在選購企業套裝軟體時,大致上可依公司規模區分四個領域來談:
1.簡單進銷存軟體:可以打進貨單、出貨單、退貨單,月底可以寄應收帳款及應付帳款的對帳單就可以了,(即應收應付帳款系統/進銷存軟系統)?
2.財務總帳系統:除了上述買賣業的進銷存軟體外,公司的主管、老闆或老闆娘如果懂會計觀念,或者公司有股東,則會再規劃會計軟體或申報外帳用的媒體申報系統、甚至人事薪資系統及固定資產軟體自動作攤提等,因為老闆及股東需要看損益表、資產負債表(即會計軟體)
3.加工組裝:公司需購入成品或半成品,這時就需要透過採購系統跟據您的需求展開BOM作購料的決策,並透過製令完成加工及組裝,結案計算組裝成本(即生產管理系統)
4.製程加工:將原物料作外型上的改變及加工,這時需要作出製程上的判斷,例如每道工序如有委外加工時,必需產生應付加工費,並能結案算出材料成本及單位成本,甚至良品及不良品的控管以及加工不良時的扣款機制,都是關鍵(即生產管理系統)
5. 進出口貿易系統:基本上貿易業務人員使用的貿易單據QUOTATION報價單、SALES CONFIRMATION銷售確認書、PROFORMA INVOICE、L/C 信用狀、INVOICE、PACKING LIST、最後要會計部門要有廠商出貨通知結算應付帳款?
不論您是屬於何種產業何種型態的公司對於系統的選擇,千萬不要一開始把系統規劃太大,用不到的系統不必買來當庫存,因為很多業務人員會鼓吹買越多越便宜,甚至有惡劣的軟體公司還會要求業務員,只要客戶要什麼功能都先回答有,賣了再說,等業務員離職後,責任都推給業務員,這樣的軟體公司是非常不負責任的。
(一)主管再忙都要列席評估
通常公司在評估會計進銷存軟體時,都是由老闆老闆娘或會 計 小姐打電話約套裝軟體公司的業務來介紹,我建議在介紹軟體時,主管及未來使用的操作人員都要列席評估,原因如下:
1.使用操作人員及老闆兩者對軟體的功能期望不同,要一起坐下來與業務員共同討論。
2.老闆要的通常都是營運毛利報表、財務成本分析及業績數據等公司角度的需求,而員工都是操作功能的需要,如:客戶建檔要簡明快速、出貨單要能好打好印,會計傳票要好切,會計科目要彈性增減,採購部要能快速取得安全存量,老闆要的資料能她快速找到,馬上呈送給老闆……等。
(二)專業、經驗、服務很重要
1.沒有一套套裝軟體的功能可以包山包海,即使客製重頭到尾量身訂製,也很難把系統規格一次規劃到位,除非公司規模比較大,能養得起專業工程師駐廠修改,否則一般企業都是採用套裝軟體來管理進銷存及會計居多,那麼軟體公司的專業及經驗就很重要,再加上服務好,才能順利輔導上線。
2.最好能把要的功能及需求事先一一寫下來,一個問題一個問題都向業務問清楚,最好能馬上看到畫面,不要只是問對方有沒有就以為有,這樣會有評估漏洞。
(三)價格的迷思
1. 很多小型企業評估會計進銷存軟體時,總有功能越強越好,價格越便宜越好的想法,我想基於成本考量這在所難免,我舉個例:當你要買台車子時,你心裡一定有個底,比如預算70萬元,一定找二~三家車廠看款式、看功能再比價格,問題是三家車的外型及功能乍看都大同小異,但用心評估一定看得出來有所差異,看誰家較有人性化的設計能吸引你的共鳴,但你絕對不會一開始進門只問價格,誰家便宜就買誰的,不是嗎?
2. 因為你的評估流程仍會是:品牌(代表安全,有保障,有誠信)� 功能外型(很多企業用,㷧定度高)�售後服務(有經驗,有解決方案)�附加贈品(提供硬體、修改程式報表等附加價值)�最好低於預算價格,軟體評估流程也是相同的角度
3. 買軟體跟買車一樣,車子一用可能5-10年,公司套裝軟體一用也可能5-10年,不要只想可以用便宜就好,除非你只要短期代步,買個二手車4萬,半年後報廢,需求目標明確,就是最適合的選擇
結論:如何選擇適合公司用的會計軟體及進銷存軟體,除了評估功能、評估軟體公司、評估業務人員外,自己各部門需求及流程必需要先𠠬整過,才能有效在評估過程作出正確的決定。
正在評估企業商用軟體的客戶經常問我一個很直接的問題:公司採購進銷存軟體或會計軟體時,因為預算有限或者導入系統需分階段進行時,如何兼顧功能與預算呢?
針對每間公司不同的購買動機,建議如下:
(一)如果您是新設立的公司行號
新設立的公司行號,因為固定人事成本考量,普遍人力不足,建議購買經濟版,把握3大模組功能即可,即
1.基本資料:客戶,產品,廠商不限筆數建置
2.進銷存軟體:可供進貨,出貨及盤點庫存
3.自動產生月結應收應付帳款
剛成立公司卡在預算有限,只要評估以上微型企業必要的功能即可,通常費用便宜,都在新設立公司的預算範圍內。
(二)如果您不想再手工作帳,您想e化省時省力
除了以上微型企業必要的功能以外,由系統自動連結登入票據系統,並由會計軟體自動產生傳票分析營業狀況的財務報表,一貫作業省時省力。不需要買入專業版或商務版的系統,很多功能暫時用不到,買太複雜的功能,不僅使用上造成困擾,更可能造成預算浪費。視將來有需要再隨時升級增購,不一定要一次全買齊。
(三)如果您是想將公司各部門工作有效整合
公司部門多時,各部門各作各的單據及報表,重複的工作太多,沒效率,此時考量的功能要以整合各部門資源為重點,並同時考慮內稽內控,預防弊端,由各部門同時參與評估,提出需求,此階段的預算要能稍加彈性,才能有好的整體規劃。
結論:便宜又好用實在太難定義,唯有適用才能發揮到淋漓盡致,也最有經濟效益。