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業績長紅，出單順遂不卡單
一般中小企業在選購企業套裝軟體時，大致上可依公司規模區分四個領域來談：
1.簡單進銷存軟體：可以打進貨單、出貨單、退貨單，月底可以寄應收帳款及應付帳款的對帳單就可以了，(即應收應付帳款系統/進銷存軟系統)?
2.財務總帳系統：除了上述買賣業的進銷存軟體外，公司的主管、老闆或老闆娘如果懂會計觀念，或者公司有股東，則會再規劃會計軟體或申報外帳用的媒體申報系統、甚至人事薪資系統及固定資產軟體自動作攤提等，因為老闆及股東需要看損益表、資產負債表(即會計軟體)
3.加工組裝：公司需購入成品或半成品，這時就需要透過採購系統跟據您的需求展開BOM作購料的決策，並透過製令完成加工及組裝，結案計算組裝成本(即生產管理系統)
4.製程加工：將原物料作外型上的改變及加工，這時需要作出製程上的判斷，例如每道工序如有委外加工時，必需產生應付加工費，並能結案算出材料成本及單位成本，甚至良品及不良品的控管以及加工不良時的扣款機制，都是關鍵(即生產管理系統)
5. 進出口貿易系統：基本上貿易業務人員使用的貿易單據QUOTATION報價單、SALES CONFIRMATION銷售確認書、PROFORMA INVOICE、L/C 信用狀、INVOICE、PACKING LIST、最後要會計部門要有廠商出貨通知結算應付帳款?
不論您是屬於何種產業何種型態的公司對於系統的選擇，千萬不要一開始把系統規劃太大，用不到的系統不必買來當庫存，因為很多業務人員會鼓吹買越多越便宜，甚至有惡劣的軟體公司還會要求業務員，只要客戶要什麼功能都先回答有，賣了再說，等業務員離職後，責任都推給業務員，這樣的軟體公司是非常不負責任的。
(一)主管再忙都要列席評估
通常公司在評估會計進銷存軟體時，都是由老闆老闆娘或會 計 小姐打電話約套裝軟體公司的業務來介紹，我建議在介紹軟體時，主管及未來使用的操作人員都要列席評估,原因如下：
1.使用操作人員及老闆兩者對軟體的功能期望不同,要一起坐下來與業務員共同討論。
2.老闆要的通常都是營運毛利報表、財務成本分析及業績數據等公司角度的需求，而員工都是操作功能的需要，如：客戶建檔要簡明快速、出貨單要能好打好印，會計傳票要好切，會計科目要彈性增減，採購部要能快速取得安全存量，老闆要的資料能她快速找到，馬上呈送給老闆……等。
(二)專業、經驗、服務很重要
１.沒有一套套裝軟體的功能可以包山包海，即使客製重頭到尾量身訂製，也很難把系統規格一次規劃到位，除非公司規模比較大，能養得起專業工程師駐廠修改，否則一般企業都是採用套裝軟體來管理進銷存及會計居多，那麼軟體公司的專業及經驗就很重要，再加上服務好，才能順利輔導上線。
2.最好能把要的功能及需求事先一一寫下來，一個問題一個問題都向業務問清楚，最好能馬上看到畫面，不要只是問對方有沒有就以為有，這樣會有評估漏洞。
(三)價格的迷思
1. 很多小型企業評估會計進銷存軟體時，總有功能越強越好，價格越便宜越好的想法，我想基於成本考量這在所難免，我舉個例：當你要買台車子時，你心裡一定有個底，比如預算７０萬元，一定找二～三家車廠看款式、看功能再比價格，問題是三家車的外型及功能乍看都大同小異，但用心評估一定看得出來有所差異，看誰家較有人性化的設計能吸引你的共鳴，但你絕對不會一開始進門只問價格，誰家便宜就買誰的，不是嗎？
2. 因為你的評估流程仍會是：品牌(代表安全，有保障，有誠信)� 功能外型(很多企業用，㷧定度高)�售後服務(有經驗，有解決方案)�附加贈品(提供硬體、修改程式報表等附加價值)�最好低於預算價格，軟體評估流程也是相同的角度
3. 買軟體跟買車一樣，車子一用可能5-10年，公司套裝軟體一用也可能5-10年，不要只想可以用便宜就好，除非你只要短期代步，買個二手車４萬，半年後報廢，需求目標明確，就是最適合的選擇
結論：如何選擇適合公司用的會計軟體及進銷存軟體，除了評估功能、評估軟體公司、評估業務人員外，自己各部門需求及流程必需要先𠠬整過，才能有效在評估過程作出正確的決定。
正在評估企業商用軟體的客戶經常問我一個很直接的問題：公司採購進銷存軟體或會計軟體時，因為預算有限或者導入系統需分階段進行時，如何兼顧功能與預算呢?
針對每間公司不同的購買動機，建議如下：
（一）如果您是新設立的公司行號
新設立的公司行號，因為固定人事成本考量，普遍人力不足，建議購買經濟版，把握３大模組功能即可，即
１．基本資料：客戶，產品，廠商不限筆數建置
２．進銷存軟體：可供進貨，出貨及盤點庫存
３．自動產生月結應收應付帳款
剛成立公司卡在預算有限，只要評估以上微型企業必要的功能即可，通常費用便宜，都在新設立公司的預算範圍內。
（二）如果您不想再手工作帳，您想ｅ化省時省力
除了以上微型企業必要的功能以外，由系統自動連結登入票據系統，並由會計軟體自動產生傳票分析營業狀況的財務報表，一貫作業省時省力。不需要買入專業版或商務版的系統，很多功能暫時用不到，買太複雜的功能，不僅使用上造成困擾，更可能造成預算浪費。視將來有需要再隨時升級增購，不一定要一次全買齊。
（三）如果您是想將公司各部門工作有效整合
公司部門多時，各部門各作各的單據及報表，重複的工作太多，沒效率，此時考量的功能要以整合各部門資源為重點，並同時考慮內稽內控，預防弊端，由各部門同時參與評估，提出需求，此階段的預算要能稍加彈性，才能有好的整體規劃。
結論：便宜又好用實在太難定義，唯有適用才能發揮到淋漓盡致，也最有經濟效益。
